Architettura dell'informazione su SharePoint

Il problema

Un ambiente SharePoint che cresce senza una struttura diventa un archivio in cui si sa che un documento esiste ma non dove sta. Cartelle annidate, nomi di file che portano informazioni che dovrebbero stare in un campo, versioni parallele, siti creati per un progetto e mai chiusi. Più documenti entrano, meno se ne trovano, e la ricerca a testo pieno restituisce troppo per essere utile. Il problema non è la quantità di informazioni: è che nessuno ha deciso come sono organizzate.

La soluzione

Ho riorganizzato e strutturato gli ambienti SharePoint dell’azienda partendo dalle informazioni e non dai siti: che tipi di documento esistono, da cosa si distinguono, chi li usa e per fare cosa. Da lì una tassonomia, cioè un vocabolario condiviso; categorie che descrivono i documenti con metadati invece che con la posizione; logiche documentali che dicono dove un documento nasce, come viene classificato e come si ritrova. La struttura è pensata per chi la consulta ogni giorno, non per chi l’ha disegnata.

Tecnologie

• SharePoint
• Tassonomie e metadati
• Categorie e tipi di documento
• Logiche documentali: classificazione, ricerca, consultazione

Il risultato

Grandi quantità di documenti e informazioni sono diventate strutture facilmente consultabili: un documento si trova per quello che è, non per il ricordo di dove qualcuno l’ha messo. La tassonomia e le categorie restano valide quando entrano documenti nuovi, perché descrivono il lavoro dell’azienda e non lo stato di un archivio in un dato momento. Il lavoro continua man mano che l’ambiente cresce: una struttura documentale va mantenuta come ogni altra parte dell’infrastruttura.